Termo de Referência nº 38/2019/CFA

PROCESSO Nº 476900.007275/2019-99

INTRODUÇÃO

O Conselho Federal de Administração, (CONTRATANTE), vem buscando soluções que automatizem os processos de recursos humanos e departamento de pessoal de sua organização. O propósito primário é conseguir que a solução forneça uma visão gerencial e estratégica sobre todos os processos do RH, bem como, auxiliar as áreas de conhecimento do CONTRATANTE, fornecendo recursos tecnológicos necessários para identificar, mensurar e decidir através de dados e informações confiáveis e automáticas.

O CONTRATANTE encoraja seus diretores, conselheiros e membros administrativos a elaborar um projeto de redesenho dos processos, reestruturando e otimizando as atividades sob uma nova perspectiva funcional da organização: A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL DO RH.

O sistema informatizado que a Coordenação de Recursos Humanos do CONTRATANTE - CRH utiliza atualmente contempla somente as atividades inerentes a departamento de pessoal. As atribuições e operações da CRH relacionadas a gestão de pessoas são realizadas por meio de mecanismos independentes e isolados a partir de planilhas eletrônicas, documentos esparsos e adaptação do sistema SEI para guarda das fichas de empregados. O esforço necessário para manutenção destas informações, a fim de comutá-los com outras unidades organizacionais e prover informação em nível gerencial e estratégico, é demasiado, suscitando ainda o risco de haver transporte insuficiente de dados ou até mesmo entrega fora de prazo. A proposição da transformação digital do RH, de fato, figura-se como necessidade de atendimento a demandas de gerenciamento interno, a requerimentos de órgão de controle externo, e melhoria do canal de comunicação com os colaboradores.

OBJETO

Contratação de software como serviço (SaaS) de departamento de pessoal e de gestão de pessoas, incluindo ativação, implantação, treinamento, operação assistida, suporte técnico e customização, conforme condições e requisitos estabelecidos neste documento e seus anexos.

“...(SaaS) é uma forma de distribuição e comercialização de software. No modelo SaaS, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária à disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação), e o cliente utiliza o    software via internet, pagando um valor pelo serviço.”

Fonte: Wikipédia - https://pt.wikipedia.org/wiki/Software_como_serviço

A modalidade Software como Serviço transfere para a CONTRATADA a responsabilidade pela contratação de licença e instalação de quaisquer softwares básicos, de segurança, de gestão, utilitário, acessório, de banco de dados, de armazenamento, de cópia e de qualquer outra natureza e de quaisquer equipamentos e recursos de infraestrutura necessários para a oferta do serviço contratado. Passam a ser responsabilidade integral da CONTRATADA as garantias da disponibilidade da solução e da atualização contínua do sistema, de forma transparente para todos os usuários.

O SaaS do objeto deverá já ser  existente no mercado (do tipo prateleira), cabendo à Contratada as parametrizações e customizações necessárias, considerando as especificidades do CONTRATANTE.

O SaaS deverá ser um sistema pronto, 100% web, especializado para departamento pessoal e gestão de pessoas, devendo contemplar os seguintes macroprocessos: folha de pagamento, encargos sociais, benefícios sociais, ponto eletrônico, ponto mobile, administração de banco de horas, medicina do trabalho, segurança do trabalho, atendimento aos requisitos e comunicação com o e-Social, administração de benefícios, estrutura de cargos e salários, plano de cargos e remuneração, avaliação de desempenho, educação corporativa, movimentação de pessoal (promoção, transferência, méritos e funções comissionadas), treinamento (cadastro de fornecedores, cursos e histórico de treinamentos realizados pelos empregados), plano de desenvolvimento individual ou em grupo, solicitação dos principais processos de recursos humanos, a saber: solicitações de férias, controle de ponto, portal do gestor para visualização de dados de sua equipe de forma gerencial, solicitações e aprovações conforme workflow e portal do colaborador.

A empresa contratada deve ser especializada no fornecimento do SaaS requerido e no fornecimento dos serviços de ativação, implantação, treinamento, operação assistida, suporte técnico e customização para o referido software, visando a atender as demandas do CONTRATANTE conforme definidas nas cláusulas deste Termo de Referência e seus anexos.

A empresa contratada deve garantir a leitura das informações migradas e geradas durante, no mínimo, 5 (cinco) anos pelo atual Módulo de Folha de Pagamento da casa, como ficha financeira, cadastro funcional etc., para que sejam correta e totalmente acessíveis pelo módulo de folha de pagamento a qualquer momento.

Quantidade atual de funcionários efetivos e comissionados, estagiários, conselheiros e autônomos no CONTRATANTE é 120 (cento e vinte) pessoas.

ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DO OBJETO

JUSTIFICATIVA

A definição chave para o sucesso de um projeto é o conjunto de habilidades e técnicas que possibilitam a administração: compreender, formalizar e comunicar os principais componentes do processo que necessitam ser melhorados ou simplesmente extintos, segundo as novas exigências do governo, que impactam diretamente na operação do Departamento de Pessoal e Recursos Humanos, como exemplo o e-Social. Sendo assim, os padrões adotados devem ser altamente gerenciados e os resultados, obtidos por meio de uma comunicação direta e com validações em conjunto.

Deve-se considerar a necessidade de atender aos cenários atual e futuro do CONTRATANTE, quanto às normas estabelecidas pela Administração Pública, com a implantação de uma solução sistêmica e padronizada que permita a integração da área administrativa com a área contábil e demais áreas correlacionadas. Incluem-se nos requisitos da solução recomendações e exigências de órgãos de controle para promover a transparência e capacidade de realização de procedimentos e processos requeridos pela legislação vigente, no que concerne às atividades de gestão de pessoas no regime celetista.

Contratação do serviço de software em nuvem para gestão de pessoas e/ou para processamento de folha de pagamento que possa ser integrada à contabilidade e às demais áreas é fundamental para garantir que o CONTRATANTE possa atender às determinações da administração pública de forma produtiva, unificada e integrada.

A contratação trata-se de uma ferramenta de trabalho essencial para a realização dos processos de gestão de pessoas, de modo a assegurar condições mínimas para o pagamento de salários e variáveis, recolhimento dos encargos sociais, operações das movimentações de rotina de pessoal, como: afastamentos, atestados médicos, controle de ponto e férias. Seu uso também é necessário para a elaboração das obrigações anuais como cálculo do 13º salário, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Informe de Rendimentos e Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e e-Social.

Embora suficiente a motivação acima, há novo agravante no que compete às obrigações trabalhistas, que é a obrigatoriedade da implantação do e-Social por parte dos empregadores: o Decreto nº 8373/2015 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

O e-Social já é realidade, no entanto, no atual cronograma do Governo Federal, os órgãos públicos já deverão prestar informações ao e-Social a partir de janeiro de 2020. A prestação das informações ao este sistema substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente, bem como o cronograma de substituição ou eliminação das seguintes obrigações:

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;

LRE - Livro de Registro de Empregados;

CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;

CD - Comunicação de Dispensa;

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;

DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

Folha de pagamento;

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

GPS – Guia da Previdência Social

A implantação do eSocial viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará, simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias

O sistema de administração de pessoal deverá, além de realizar as operações de praxe com exatidão e conformidade com a legislação, deverá estabelecer comunicação com o Portal eSocial, enviando e recebendo dados diariamente, seguindo orientações, parâmetros e diretrizes do Sistema eSocial.

Outra vertente do sistema de gestão de pessoas é o conjunto de processos responsáveis pela gestão de treinamento, capacitações, avaliação de desempenho, evolução de carreira, plano de cargos e remuneração, plano de desenvolvimento individual e equipe, e, educação corporativa. Essa vertente do sistema é também de igual importância, pois viabiliza a realização dos processos de trabalho, facilitando a interação entre RH, funcionário e gestores, armazenamento dos dados e integração com os demais processos trabalhistas.

Entendemos que o SaaS a ser contratado é indivisível e um possível fracionamento em lotes prejudicaria a execução dos serviços e ocasionaria alto impacto por riscos de incompatibilidade tecnológica entre meios de comunicação entre serviços segregados de lotes distintos, causando perda ou incorreção de dados, podendo gerar descumprimento de obrigações legais e pagamento de multas por atrasos e informações incorretas. Pela ligação intrínseca entre o SaaS e demais serviços – treinamento, apoio à operação, disponibilidade e customização – requer-se que todos eles sejam realizados por empresa fornecedora que detenha todo o conhecimento necessário para se alcançar a plenitude dos resultados esperados do objeto.

A contratação do Software na modalidade Software como Serviço (SaaS), após estudo técnico realizado pela equipe de planejamento da contratação, representa a forma mais vantajosa para o CONTRATANTE não implicando em investimentos em infraestrutura de TI, em software, em mão de obra especializada e em gestão de todos estes recursos para sua sustentação.

Justifica-se contratação do conjunto de serviços pela necessidade de padronização e assimilação dos processos e ferramentas do sistema.

Por fim, este termo de referência expressa a preocupação do CONTRATANTE em agir com transparência na condução do referido processo e em oferecer aos interessados todas as informações necessárias para que possam compreender suas dimensões institucional e administrativa, quanto a departamento de pessoal e a gestão de pessoas.

BENEFÍCIO DA CONTRATAÇÃO

Motivação para Contratação e Benefícios Diretos e Indiretos que Resultarão da Contratação

A alta direção e áreas de conhecimento do CONTRATANTE discutem tecnologias que potencializam as operações do RH, contudo o projeto não tem como objetivo apenas a sistematização e automação dos processos operacionais; é necessário compreender que o cenário é de grandes transformações na tecnologia, na avaliação do desempenho técnico, na análise do comportamento das pessoas e trilha de desenvolvimento profissional e educação corporativa. Todos, processos que precisam ser constantemente redesenhados e disponíveis com presteza.

O desafio de conseguir estabelecer relações harmoniosas com os outros, compreendendo seus comportamentos e ajudando a encontrar espaço e oportunidade para que possam crescer e se desenvolver e serem mais produtivas na organização são itens que constituem esta meta. Cada indivíduo o pensa e o vê de modo único e específico, de acordo com seus próprios interesses e paradigmas. Isso faz com que nossas atividades e responsabilidades se agigantem, pois temos que juntar nossas diferenças, preservando o individualismo, sem perder de vista o bem de todos. O plano focal do projeto está no desenvolvimento das pessoas, na modelagem e redesenho dos processos e automação do mesmo, usando a tecnologia como catalisadora destes objetivos, transformando o atual contexto operacional e analógico em um estratégico e digital.

O projeto tem por objetivo estabelecer a solução integrada por meio de um sistema informatizado para o controle gerencial de recursos humanos e folha de pagamento que atenda às normas vigentes definidas pelo regime de pessoal do CONTRATANTE e às da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), de 1° de maio de 1943. Assim, se permitirá o desempenho inteligente, eficiente e legal das atividades de gestão de pessoas e de processamento de folha de pagamento no âmbito do CONTRATANTE.

Benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação:

O projeto visa à integração da Coordenadoria de Recursos Humanos do CONTRATANTE com demais áreas administrativas por meio de comutação de informações de forma automatizada, envolvendo, dentre outras as áreas responsáveis por temas como finanças, contabilidade, orçamento e controle. Esperamos alcançar os mesmos resultados positivos advindos da modernização e padronização já feita nessas áreas, modernizando, nessa etapa, os processos de gestão de pessoas e de folha de pagamento.

Com a nova solução, espera-se:

Aumentar a produtividade da Gestão de Pessoal, descentralizando as atividades de ajuste de folhas de ponto, de atualização e cálculo de bancos de horas, de fornecimento de documentos armazenados, dentre outros serviços de prestação de informações aos demais setores do CONTRATANTE.

Aumentar a produtividade das áreas contábil e financeira, por meio da integração com os sistemas dessas áreas.

Automatizar o processo de geração de folha de pagamento, por meio da integração com os sistemas contábil (SISCONT.NET) e de ponto (DIMEP).

Aproximar a área de gestão de pessoas dos demais departamentos do CONTRATANTE, com a interação e integração de informações, por intermédio de: automatização dos processos de coleta e tratamento de informações que refletem na folha de pagamento; e inserção e tratamento dessas informações por parte dos gestores das áreas e colaboradores do CONTRATANTE.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

O projeto de modernização apresentado neste Termo de Referência adota como base legal que regula a especificação de requisitos funcionais do SaaS, fundamentalmente, a Consolidação das Leis do Trabalho, de 1° de maio de 1943, no que concerne cujas normas de trabalho são seguidas pelo CONTRATANTE.

 Objeto desta licitação se enquadra nos termos do parágrafo único, do art. 1º, da Lei 10.520, de 2002, por se tratar de serviço comum, com características e especificações capazes de padronizar o objeto por meio de especificações usuais no mercado.

Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos no § 2º do Art. 3º do Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000:

“Consideram-se bens e serviços comuns aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos no edital, por meio de especificações usuais praticadas no mercado. (Redação dada pelo Decreto nº 7.174, de 2010).

Decreto nº 10.024, de 23 de setembro de 2019, que regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns.

 OBJETIVO, IDENTIFICANDO O QUE SE PRETENDE ALCANÇAR COM A CONTRATAÇÃO

O propósito primário do projeto de MODERNIZAÇÃO DA COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOS DO CONTRATANTE é identificar, mapear e modelar os processos inerentes a Administração de pessoas do CONTRATANTE, fornecendo para a diretoria uma visão holística a área de conhecimento aplicado a Gestão de Pessoas e visando à  identificação dos seguintes objetivos:

Alcançar maior produtividade por meio da padronização de ferramentas de automatização dos processos internos que refletem na folha de pagamento, procedimentos de trabalho por meio da integração das informações das áreas financeira, orçamentária, contábil, administrativa e de recursos humanos; e

Prover suporte ao CONTRATANTE no cumprimento das obrigações previstas no regime trabalhista celetista de 1° de maio de 1943.

Macroprocessos atendidos pelO SISTEMA

Para o atingimento daqueles objetivos, 13 (TREZE) são os macroprocessos relacionados a RH que devem integrar a solução:

Administração de Pessoal e Folha de Pagamentos;

eSocial;

Medicina do Trabalho;

Segurança do Trabalho;

Pontos Eletrônico e Mobile;

Gestão de Benefício;

Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal;

Gestão de Desempenho e Progressão Funcional;

Portal do Gestor e do Colaborador;

Educação corporativa;

Plano de Desenvolvimento em Equipe e Individual;

Plano de Cargos e Remuneração; e

Gestão de Carreira.

REQUISITOS DA SOLUÇÃO SAAS PRETENDIDA

REQUISITOS GERAIS DA SOLUÇÃO

REQUISITOS DOs MACROPROCESSOs

ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL E FOLHA DE PAGAMENTO

e-SOCIAL

MEDICINA DO TRABALHO e SEGURANÇA DO TRABALHO

PONTO ELETRÔNICO E MOBILE

GESTÃO DE BENEFÍCIOS

TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL

GESTÃO DE DESEMPENHO E PROGRESSÃO FUNCIONAL

PORTAL DO GESTOR E DO COLABORADOR

EDUCAÇÃO CORPORATIVA, PLANO DE DESENVOLVIMENTO EM EQUIPE E INDIVIDUAL,  PLANO DE CARGOS E REMUNERAÇÃO e GESTÃO DE CARREIRA

GERADOR DE RELATÓRIOS

OUTROS REQUISITOS

DO MODELO DA CONTRATAÇÃO DOS SERVIÇOS

O modelo de contratação dos serviços está dividido em 3 (três) processos: Iniciação, Operação, e Desativação, os quais serão medidos pelo cumprimento do SLA acordado em cada subprocesso estabelecido naqueles processos.

PROCESSO I - INICIAÇÃO

Define os subprocessos e as atividades necessárias para validação do escopo ofertado, definição dos papéis relacionados aos serviços contratados, alinhamento dos objetivos e responsabilidades de cada parte e desenvolvimento do curso de ações necessárias para atender o SLA requerido neste Instrumento. Ainda, na iniciação, serão executados serviços de ativação e implantação da solução (hardware e software, migração e testes).

PROCESSO II – OPERAÇÃO

Define os subprocessos e as atividades relativas ao encerramento dos serviços, tais como: transição de operação paralela, entrega de cópia atualizada e de documentação de banco de dados, entrega documentada de toda customização requerida, na forma de requisito e de definição de dados de entrada e de saída, e toda documentação fornecida para realização dos serviços constantes deste Instrumento.

PROCESSO III – DESATIVAÇÃO

Define os subprocessos e as atividades relativas ao encerramento dos serviços, tais como transição de operação paralela, entrega de cópia atualizada de banco de dados e sua documentação, entrega documentada de toda customização requerida, na forma de requisito e de definição de dados de entrada e de saída, e toda documentação fornecida para realização dos serviços constantes deste Instrumento.

CONTROLE E REGISTRO EM CADA PROCESSO

Cada processo terá seu período de execução durante a vigência do contrato e os serviços executados serão medidos por meio de análise do SLA (Nível de Serviço Acordado).

Durante a execução do contrato, o CONTRATANTE e a CONTRATADA deverão se reunir para participarem de definições conjuntas, avaliação dos serviços prestados e tomada de decisão visando ajustar eventuais melhorias ou falhas identificadas.

Para toda reunião entre a equipe do CONTRATANTE e a equipe da CONTRATADA, seja presencial ou remota, o PREPOSTO da CONTRATADA deverá fornecer, até no máximo 2 (dois) dias úteis, após a ocorrência da reunião, a respectiva Ata da Reunião para validação do CONTRATANTE, incluindo os compromissos e demais encaminhamentos do projeto.

O CONTRATANTE poderá fornecer o modelo de Ata de Reunião, para que a CONTRATADA esteja de acordo com os padrões de documentações de projetos adotados pelo CONTRATANTE.

DETALHAMENTO DOS PROCESSOS

PROCESSO I - INICIAÇÃO

Serão executados todos os serviços necessários à validação do escopo ofertado, definição dos papéis relacionados aos serviços contratados, alinhamento dos objetivos e responsabilidades de cada parte e desenvolvimento do curso de ações necessárias para atender o SLA requerido neste Instrumento.

Os serviços descritos neste processo serão executados exclusivamente nos primeiros 40 (quarenta) dias de contrato, conforme cronograma e serão avaliados e analisados de acordo com a evolução do cronograma do processo de iniciação, devendo cumprir todos os requisitos e SLA (Acordo de Nível de Serviço) estabelecidos, detalhados em cada subprocesso.

O CONTRATANTE constituirá equipe técnica para o acompanhamento dos serviços. Essa equipe será responsável pela avaliação do planejamento e aprovação da implantação.

Entende-se por implantação todo o processo para se considerar o SaaS  operacional, englobando as etapas de planejamento, instalação, configuração, customização, integração, migração e treinamento, quando houver.

Serão de responsabilidade da CONTRATADA os custos e insumos do processo de Iniciação.

Subprocessos do Processo I – Iniciação

Planejamento da Implantação;

Implantação; e

Aceite da Implantação.

SUBPROCESSO PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO

Reunião de Abertura, com todos os interessados;

Elaboração do Plano de Implantação e de sua contingência;

Levantamento de informações relativas ao modus operandi atual do RH, envolvendo atividades automatizadas ou não, para preparar a solução contratada a fim de que atenda às expectativas do CONTRATANTE;

Definição do cronograma, tendo como prazos máximos os apresentados neste Instrumento;

Definição da matriz de responsabilidades para todas as etapas da implantação, da operação e da desativação, incluídas as ações relacionadas a comunicação e mudanças; e

Elaboração do Plano de Treinamento;

Levantamento dos recursos que cada parte deve providenciar para realização dos treinamentos;

Definição da relação de treinandos;

Elaboração do Plano Inicial de Customização;

Identificação dos requisitos iniciais que devem ser atendidos por meio de customização*;

Apresentação de esforço de trabalho e de prazo de realização;

Apresentação dos Planos para os interessados; e

Aceites dos Planos;

* Customização: desenvolvimento de futuros e novos requisitos, de acordo com as necessidades da CONTRATANTE, alterando o código-fonte do SaaS. Requisito exigido como nativo neste Termo de Referência não pode ser entregue por customização.

SUBPROCESSO IMPLANTAÇÃO

Preparação do ambiente operacional para disponibilidade do SaaS;

Ativação da solução – entrega da solução em seu estado inicial com usuário administrador do CONTRATANTE cadastrado;

Entrega das credenciais de acesso da solução ao administrador, por parte do CONTRATANTE;

Configuração necessária para permitir atendimento do cronograma do governo federal quanto ao fornecimento de informações requeridas pelo e-Social;

Configuração do SaaS, mediante parametrização, quando necessária, para uso pleno de todos os requisitos definidos neste Instrumento. Esta atividade não pode incluir desenvolvimento ou customização, apenas utilização de recursos nativos da solução fornecida;

Transferência de conhecimento para a CONTRATADA, capacitando-a a parametrizar completamente todos os recursos disponíveis na aplicação de RH;

Extração, transformação e carga de bases legadas de dados;

Início de testes operacionais relacionados aos macroprocessos;

Integração com soluções financeira, contábil e de ponto;

Preparação do ambiente e do pessoal para realização dos treinamentos;

Conclusão dos testes operacionais;

Validação da migração;

Aceite dos testes operacionais;

Aceite da migração;

Aceite das integrações;

Realização dos treinamentos;

Treinamento da equipe de RH;

Treinamento dos usuários finais;

Validação dos treinamentos; e

Aceite dos treinamentos.

SUBPROCESSO ACEITE DA IMPLANTAÇÃO

Reunião com todos os interessados;

Formalização da conclusão da implantação; e

Aceite da implantação;

DO CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

O serviço de IMPLANTAÇÃO SOMENTE SERÁ CONSIDERADO CONCLUÍDO COM O RECEBIMENTO DEFINITIVO PELO CONTRATANTE DE TODOS OS PROCESSOS DE TRABALHO IMPLANTADOS EM TODO O AMBIENTE DE EXECUÇÃO, contemplando todos os requisitos funcionais e não funcionais descritos neste Instrumento.

GERENCIAMENTO DA MIGRAÇÃO

Por ser um procedimento de tratamento de dados sensíveis para o CONTRATANTE, todas as atividades de migração de dados deverão ser transparentes, bem documentadas e com todas as entregas definidas e comunicadas a todos os interessados.

A documentação das atividades deve conter:

A sequência de execução de cada atividade;

As dependências de cada atividade e seus responsáveis; e

Prazos de execução, com marcos importantes.

Todas as pessoas da CONTRATADA envolvidas no tratamento dos dados a serem migrados deverão assinar termo de confidencialidade definido pelo CONTRATANTE.

A conclusão de cada tarefa deverá ser homologada pelo fiscal do contrato.

A solução disponível pós-migração deve conter somente informações próprias do CONTRATANTE e de seus colaboradores; nenhuma outra informação de qualquer outra pessoa ou negócio deve haver.

A CONTRATADA deverá realizar a migração de todos os dados dos sistemas atuais de Recursos Humanos e de Folha de Pagamento para a sua solução ofertada, conforme previsto no subprocesso de Iniciação.

TREINAMENTO

A CONTRATADA deverá realizar treinamentos aos usuários administradores e aos usuários finais.

Será obrigatória a emissão de Certificado de Treinamento para cada participante, contendo discriminação do treinamento, instrutor, treinando, local, data e carga-horária.

A CONTRATADA e o CONTRATANTE irão, em comum acordo, definir o Plano de Treinamento.

Os dois treinamentos requeridos deverão ser em dias e horários diferentes e a quantidade de participantes de cada um deles será estabelecida entre as partes.

O treinamento aos usuários administradores será presencial, em dependências definidas pela CONTRATADA.

O treinamento aos usuários finais poderá ser tanto presencial quanto à distância. Em todo o caso, as dependências serão definidas pela CONTRATADA. Havendo conveniência do CONTRATANTE, o segundo treinamento poderá ocorrer em ambiente proposto por ele.

A carga horária mínima proposta para cada treinamento, neste Termo de Referência, deve ser cumprida. Vide Tabela Carga Horária de Treinamento.

A CONTRATADA obriga-se a fornecer todo material de treinamento e manuais operacionais e de usuários em Português Brasil.

Carga Horária de Treinamento

INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS LEGADOS​

A CONTRATADA deverá fazer a integração do sistema adquirido com os sistemas corporativos existentes na CONTRATANTE, contabilidade (Siscont.Net) e de ponto (DIMEP).

PROCESSO II – OPERAÇÃO

Serão executadas as atividades necessárias à perfeita manutenção da disponibilidade do SaaS os serviços, destacando-se:

Disponibilidade Plena do SaaS

Gestão de Configuração

Gestão de Incidentes

Neste processo, serão executadas atividades necessárias às perfeitas manutenção e disponibilidade dos serviços ofertados, os quais destacam-se os seguintes subprocessos:

SUBPROCESSO DISPONIBILIDADE PLENA DO SAAS

Os serviços executados neste subprocesso têm como objetivo garantir, durante a vigência do contrato, a máxima disponibilidade do SaaS, após ter sido devidamente implantado, configurado, testado e homologado, com todos os dados legados migrados e validados e realizados os treinamentos aos administradores da solução e aos usuários finais.

A contratação de SaaS implica atribuição de gestão de diversos recursos por parte da CONTRATADA, a saber: aplicações de apoio, ambiente de execução, segurança, integração, bancos de dados, serviços, virtualizadores, servidores, unidades de armazenamento, balanceador de carga, rede, link de dados, energia, e redundância, além da gestão de continuidade e atualização de todo recurso que o requerer. Neste Termo de Referência, referir-se-á como Ambiente Contratado a todo este conjunto de recursos.

O(s) atestado(s) de capacidade técnica deverá(ão) comprovar o nível de atendimento esperado para o ambiente contratado.

Salvaguardados os casos excepcionais, a responsabilidade direta sobre qualquer evento que venha a tornar o SaaS indisponível será da CONTRATADA, quem responderá por tal indisponibilidade conforme níveis de acordo de serviço que se seguem neste Instrumento e tratado conforme definido no Subprocesso de Gestão de Incidentes.

Os casos excepcionais recepcionados por este Termo são:

a) Manutenção agendada durante o horário de 21hs às 4hs;

b) Baixa de performance verificada em ambiente do cliente;

c) Uso excessivo, intencional ou não, causado por ambiente do cliente;

d) Manutenção emergencial comprovada documentalmente para tratamento de vulnerabilidade de segurança; e

e) Atos da natureza, guerra, revolução, agitação civil, sedição  e similares.

Para a plena disponibilidade do SaaS, a CONTRATADA deverá providenciar ações de prevenção, de atualização conforme Subprocesso de Gestão de Serviço. Havendo suporte técnico, as ações da CONTRATADA deverão ser realizadas conforme Subprocesso de Gestão de Incidentes.

Para suporte técnico corretivo, o subprocesso de gestão será o de incidentes. No caso de atividades de manutenção preventiva, será o de serviços.

SUBPROCESSO GESTÃO DE CONFIGURAÇÃO

Este subprocesso tratará da coleta e registro mensal de informações dos recursos utilizados pela CONTRATADA para que o serviço contratado seja atendido em conformidade com o mais alto nível de serviço requerido pelo CONTRATANTE.

A CONTRATADA fornecerá, na forma de porcentagem, o custo do Ambiente Contratado em relação ao valor do serviço mensal.

Sempre que houver interesse do CONTRATANTE, pessoal qualificado por ele delegado acompanhará o levantamento da CONTRATADA para obtenção do custo do Ambiente Contratado.

Ao término de 12 meses do contrato, a CONTRATADA entregará informações médias de consumo dos recursos do Ambiente Contratado.

O objetivo das entregas é dotar o CONTRATANTE de base de conhecimento relacionada ao objeto.

SUBPROCESSO GESTÃO DE INCIDENTES

 A gestão de incidentes trata de causas de interrupção não planejada ou a redução da qualidade do serviço prestado, por meio de realização de suporte técnico.

Todo incidente que comprometer a disponibilidade do Ambiente Contratado deverá ser registrado pela CONTRATADA.

DO SUPORTE TÉCNICO

Os serviços de suporte técnico corretivo visam restabelecer a disponibilidade do Ambiente Contratado, tais como falhas, erros, defeitos ou vícios identificados no seu funcionamento.

Todo suporte técnico corretivo realizado tem como pressuposto que a CONTRATADA tenha efetuado as validações e testes necessários que garantam o atendimento da qualidade requerida para a disponibilidade do Ambiente Contratado, durante a vigência do contrato.

Todo suporte técnico preventivo e de atualização de versão têm por finalidade garantir a sustentação, a atualização do Ambiente Contratado e a plena utilização do SaaS, durante a vigência do contrato. É uma atividade proativa da CONTRATADA e deve ser registrada como incidente para fins de gerenciamento de eventual problema e restauração de ambiente.

O suporte técnico preventivo tem como escopo:

a) sanar dúvidas relacionadas à instalação, configuração e uso do SaaS e do Ambiente Contratado;

b) atualizar e garantir performance do Ambiente Contratado e do SaaS;

c) aplicar nova versão em recurso de software do Ambiente Contratado para eliminar ou minimizar impacto de vulnerabilidades conhecidas;

d) escalar recursos do Ambiente Contratado para garantir a performance do SaaS.

Todo e qualquer tipo de suporte deve contem número protocolar para fins de rastreabilidade e evidências o atendimento.

SUPORTE CORRETIVO

A resolução dos chamados de suporte corretivo deverá ocorrer em conformidade com os prazos estipulados e respeitando as condições e os níveis de serviço exigidos, que são contados a partir das solicitações de correção de incidentes e serão classificados conforme as criticidades no quadro a seguir, sem qualquer ônus adicional para a CONTRATANTE, seja em honorários, deslocamento e transporte, alimentação e/ou hospedagem de qualquer técnico ou recurso, no caso de atendimento presencial.

A CONTRATADA deverá atender ao suporte técnico corretivo às requisições do CONTRATANTE em horário comercial (de segunda a sexta, de 8h00 às 18h00, exceto feriados).

DISPONIBILIDADE DO AMBIENTE CONTRATADO

O Ambiente Contratado está sujeito a monitoramentos, correções, atualizações e  ajustes para sua plena disponibilidade. Para tanto, a CONTRATADA é responsável pela prestação dos serviços do pessoal técnico qualificado, na quantidade adequada, para garantir a plena qualidade dos serviços entregues, ficando sob sua definição qualquer composição de recursos, otimização de rotinas ou procedimentos.

A disponibilidade do ambiente contratado deverá ser garantida profissionais técnicos qualificados para apoiar a implementação, o uso e o monitoramento dos recursos do SaaS e da plataforma em nuvem que lhe dá sustentação. A atividade de disponibilidade também abrange a resolução de problemas que comprometam a estabilidade a segurança da informação ou quaisquer outros fatores que afetem o funcionamento normal dos serviços de computação em nuvem fornecidos ao CONTRATANTE.

Como evidência destes trabalhos, a CONTRATADA deverá fornecer relatório mensal com todos os custos de recursos necessários à disponibilidade do SaaS e relatório mensal de disponibilidade do Ambiente Contratado. O CONTRATANTE poderá requerer informações sobre recursos ocasionalmente não registrados.

A disponibilidade do Ambiente Contratado deverá ser garantida no nível de 99,444% por mês, 24 x 7.

Tabela de Criticidade do Chamado

Tabela de Glosa sobre tempo excedido para conclusão de incidente

São considerados para efeitos dos níveis exigidos:

Prazo para conclusão do atendimento: tempo decorrido entre a solicitação efetuada pelo CONTRATANTE à Contratada e a resolução do atendimento, confirmado e aceito pelo responsável por parte do CONTRATANTE;

Caso haja a necessidade de utilizar soluções de contorno para o reestabelecimento da solução, a CONTRATADA deverá entregar ao responsável do CONTRATANTE, durante o prazo de solução, o plano de ações para a entrega da solução definitiva;

O atendimento às solicitações de criticidade ALTA não pode ser interrompido até o completo restabelecimento do SaaS, mesmo que se estenda para períodos noturnos, sábados, domingos e feriados. Nesse caso, não pode implicar em custos adicionais ao CONTRATANTE. A interrupção do serviço de resolução de uma solicitação desse tipo de criticidade por parte da Contratada, e que não tenha sido previamente autorizada pelo CONTRATANTE, pode ensejar em aplicação de penalidades previstas;

Depois de concluído o serviço de resolução, a CONTRATADA deve comunicar o fato ao responsável do CONTRATANTE e solicitar autorização para o fechamento do chamado. Caso o CONTRATANTE não confirme a solução definitiva do problema, o chamado deve permanecer aberto até que seja efetivamente solucionado. Nesse caso, o CONTRATANTE deve fornecer as pendências relativas à solicitação em aberto;

O CONTRATANTE deve encaminhar à CONTRATADA, quando da Reunião de apresentação Inicial, relação nominal dos responsáveis do CONTRATANTE a abrir e a fechar chamados para resolução de problemas;

Sempre que houver quebra dos níveis de serviço exigidos, o CONTRATANTE deve emitir ofício de notificação à CONTRATADA, que deve ter prazo máximo de 5 (cinco) dias corridos, contados a partir do recebimento, para apresentar as justificativas para as falhas verificadas. Caso não haja manifestação dentro desse prazo ou caso o CONTRATANTE entenda serem improcedentes as justificativas apresentadas, o pagamento mensal será glosado, conforme o nível de serviço transgredido e rito administrativo apropriado;

Para o pagamento mensal, deve-se respeitar o nível de serviço definido na Tabela de Criticidade do Chamado. A glosa terá como base o valor mensal referente ao pagamento do Serviço Mensal de Operação.

As manutenções programadas que possam provocar a indisponibilidade do SaaS devem ser comunicadas formalmente, e com antecedência de no mínimo 15 dias, ao responsável do CONTRATANTE e devem ser realizadas somente no horário entre 21h00 e 4h00.

A CONTRATADA não será responsabilizada pelo prazo máximo estabelecido na Tabela de Criticidade do Chamado, quando o chamado for originado por falha, interrupção ou qualquer outra ocorrência nos serviços de telecomunicações ou energia elétrica que atendem à infraestrutura interna da CONTRATANTE; indisponibilidade de dados, inconsistência de dados e informações geradas pela CONTRATANTE; infraestrutura e capacidade de ambiente de tecnologia da CONTRATANTE, não se caracterizando, nesses casos, a indisponibilidade dos serviços ou inadimplemento da CONTRATADA.

No final do atendimento e resolução da ocorrência, o técnico da CONTRATADA realizará, em conjunto com representantes da CONTRATANTE, testes para verificação dos resultados obtidos, certificando-se do restabelecimento à normalidade e/ou resolução do problema.

Ao término dos testes e do atendimento (fechamento do chamado), a CONTRATADA deverá registrar, detalhadamente, por e-mail, as causas do problema e a resolução adotada.

Nos casos em que o atendimento não se mostrar satisfatório, a CONTRATANTE fará reabertura do chamado, mantendo-se as condições e prazos do primeiro chamado.

Tabela de glosa de indisponibilidade do Ambiente Contratado

O fator sêxtuplo aplicado ao indicador de indisponibilidade do Ambiente Contratado tem por motivo tornar exigente a gerência daquele ambiente por parte da CONTRATADA.

CÓPIA DE SEGURANÇA

A recuperação de desastres eficaz minimiza a interrupção causada por qualquer acidente e garante tempo de retorno adequado das atividades, sem prejuízos para as operações e os negócios. O conteúdo crítico e de interesse direto do CONTRATANTE é a base de informações da solução de RH, cuja cópia deve estar atualizada para fins de restabelecimento do serviço na eventualidade de desastre. Assim, a CONTRATADA deverá implementar os serviços necessários para atender às expectativas de recuperação conforme estabelecido abaixo.

O ponto de retorno máximo aceitável para recuperação íntegra de dados, após um desastre que corrompa a base de informações do CONTRATANTE denomina-se RPO. Neste Instrumento, o RPO aceitável, sem glosa, será de 24 horas.

O tempo máximo para a recuperação e disponibilidade do SaaS (RTO) será de 4 horas, sendo o serviço de recuperação qualificado como indisponibilidade de alta criticidade e avaliado conforme Tabela de Criticidade do Chamado.

Tabela de glosa de estouro de RPO

OUTRAS DISPOSIÇÕES RELACIONADAS AO SERVIÇO DE OPERAÇÃO MENSAL

A CONTRATADA deverá fornecer informações completas acerca do canal de atendimento e suporte técnico do produto com sistema de gestão de chamados, telefone e e-mail dos responsáveis técnicos.

Os chamados relacionados às demandas de Suporte Técnico, destinados à manutenção corretiva ou preventiva, serão realizados por meio de ferramenta provida pela CONTRATADA.

O atendimento poderá ser realizado de forma remota que, neste caso, corresponderá ao atendimento por telefone, e-mail ou chat para solução de problemas.

Se necessário acesso ao ambiente operacional do usuário final, a CONTRATADA deverá dispor de ferramenta corporativa homologada pelo CONTRATANTE.

Toda atualização documental do SaaS deve ser fornecida ao CONTRATANTE.

A CONTRATADA será responsável pela prestação dos serviços de implantação de todas as novas versões e atualizações de todos os produtos por ela fornecidos ou requeridos como parte do objeto.

A Central de atendimento deverá desempenhar as suas atividades assegurando que: após a ocorrência de um incidente, o serviço de tecnologia da informação afetado seja restabelecido à sua condição original de funcionamento, obedecendo ao Acordo de Nível de Serviço (ANS); os efeitos colaterais ou a parada total da disponibilidade do serviço serão minimizados, por meio de procedimentos proativos.

Assim, a Central de atendimento deverá:

Operar por completo nos dias úteis de segunda-feira a sexta-feira;

Classificar os incidentes, à medida que são recebidos, determinando urgências e prioridades; e

Disponibilizar número de telefone que permita atendimento.

O atendimento será escalonado em níveis. No primeiro nível, se não for encontrada uma solução no banco de dados de erros conhecidos, ou se os recursos e conhecimentos disponíveis não forem suficientes para a solução, a CONTRATADA deve encaminhar o incidente para a equipe de suporte de segundo nível. Em último caso, deverá escalar o problema para a equipe técnica especializada de terceiro nível.

A classificação dos incidentes deve considerar o nível de severidade ou prioridade, em função das informações prestadas pelos usuários.

PRIMEIRO NÍVEL DE ATENDIMENTO

Corresponde ao primeiro contato entre os solicitantes e a central de atendimento e será realizado por telefone ou por registro específico no sistema de gestão de serviços.

A central de atendimento será responsável pelo gerenciamento do atendimento do chamado quando este for escalonado para os demais níveis.

A infraestrutura física, de recursos humanos e tecnológicos necessários, bem como sua manutenção e operação são de inteira responsabilidade da contratada.

SEGUNDO NÍVEL DE ATENDIMENTO

O segundo nível de atendimento caracteriza-se por ser um atendimento mais especializado, no qual a solução se revela mais complexa e necessita de alguma investigação, não atendida em primeiro nível.

A equipe deverá ser composta por profissionais que detém conhecimentos especializados no Sistema e na tecnologia relacionada com a demanda do usuário, podendo inclusive realizar atendimento in loco, cujo custeio será integral da CONTRATADA.

TERCEIRO NÍVEL DE ATENDIMENTO

Os incidentes e/ou solicitações serão direcionados ao terceiro nível quando houver necessidade de mudança (novas instalações, correções ou identificação de erros no sistema).

Os serviços de suporte de terceiro nível englobam a manutenção corretiva do sistema, devendo ser prestados por especialistas no sistema e no Ambiente Contratado. Estes especialistas deverão possuir conhecimentos aprofundados e qualificados na tecnologia relacionada ao escopo do serviço contratado (infraestrutura, serviços de rede, linguagem, banco de dados, link de dados,  etc.) e comunicação ativa com pessoal técnico do provedor da infraestrutura e da plataforma de TI onde o sistema está hospedado.

RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA RELATIVAS AO PROCESSO DE OPERAÇÃO

Assegurar que o Ambiente Contratado estará disponível ao CONTRATANTE, sempre que necessário;

Responder às solicitações de suporte em prazo razoável;

Seguir os passos para escalar e resolver as demandas de forma e em tempo apropriados; e

Manter, sempre, boa comunicação com a CONTRATADA.

RESPONSABILIDADES DO CONTRATANTE RELATIVAS AO PROCESSO DE OPERAÇÃO

Notificar a CONTRATADA de questões ou problemas em tempo oportuno;

Prover, à CONTRATADA, acesso ao seu ambiente para análise de demandas, quando necessário;

Manter, sempre, boa comunicação com o CONTRATANTE; e

Responsabilizar-se por adquirir e manter equipamento e acesso a rede, bem como a link de dados e estabelecer conexão à internet para seus usuários.

DO CRONOGRAMA DE OPERAÇÃO

OPERAÇÃO ASSISTIDA

Entende-se como operação assistida a utilização do sistema pelos usuários da CONTRATANTE, com AUXÍLIO PRESENCIAL de técnicos habilitados da CONTRATADA, para garantir o correto funcionamento do sistema durante as primeiras utilizações e a transferência de domínio técnico e operacional para as equipes de trabalho.

Os serviços de operação assistida deverão ter início após a instalação, configuração e treinamentos previstos na implantação e terá a duração de até 15 (quinze) dias úteis.

A operação assistida deverá ser coordenada por técnicos com experiência em operação da solução ofertada, que responderão tanto pela parte técnica quanto pela parte operacional do sistema.

Os serviços deverão contemplar as seguintes atividades:

Transferência de tecnologia e de conhecimentos;

Operação assistida aos colaboradores do CONTRATANTE;

Parametrização da solução ou disponibilidade de relatórios e painéis de informação; e

Apoio técnico no desenvolvimento de projetos e no uso de funcionalidades novas ou avançadas da solução.

Despesas com deslocamento de profissionais da CONTRATADA e de seus representantes para realização deste tipo de serviço são de responsabilidade da CONTRATADA.

Os mesmos requisitos estabelecidos para a operação mensal aplicam-se para a operação assistida.

HORA DE SERVIÇO TÉCNICO ESPECIALIZADO SOB DEMANDA

Os serviços técnicos especializados sob demanda serão realizados exclusivamente para implementação de novas funcionalidades, adaptações para novas integrações com sistemas do CONTRATANTE ou melhorias do SaaS, requeridas por este, por meio de consumo de banco de horas.

Este banco de horas é uma ação meramente preventiva e não caracteriza obrigatoriedade de uso, sendo utilizado, portanto, quando justificar-se a necessidade, durante a vigência do contrato, com base em solicitação de serviços provenientes de demandas específicas e eventuais originadas pelo próprio CONTRATANTE, com sua aprovação prévia, e que requeiram customização do SaaS contratado.

Tais serviços, contabilizados por hora de trabalho, serão executados pela CONTRATADA, sempre em conjunto com a equipe técnica do CONTRATANTE, nas dependências deste, remotamente ou de forma online.

A execução deverá observar o horário de expediente do CONTRATANTE.

Os serviços serão solicitados pelo CONTRATANTE por meio da emissão de Ordem de Serviço onde será especificada a natureza das atividades a serem desempenhadas, incluindo a quantidade de horas que serão consumidas, não se impondo, ao CONTRATANTE, quantidade mínima destas horas.

A CONTRATADA terá até 5 (cinco) dias úteis para iniciar a prestação do serviço, após emissão da Ordem de Serviço.

A Nota Fiscal correspondente aos serviços realizados somente poderá ser emitida após a homologação dos serviços, por parte da Fiscalização do Contrato. Após a

Os serviços deverão ser executados conforme quantidade de carga horária autorizada na respectiva Ordem de Serviço. Caso não seja consumida integralmente, somente as horas gastas serão pagas.

As atividades deverão seguir as boas práticas do Fabricante do SaaS ofertado e, quando necessário, o CONTRATANTE poderá solicitar, informando na Ordem de Serviço, a validação das tarefas pelo Fabricante.

Atividades relacionadas a problemas, incidentes, correções, suporte e atualizações da solução, em função de mudanças de legislação - provocadas por lei, norma, procedimento ou instrução formulada por entidade que não seja o próprio CONTRATANTE - serão tratadas como garantia e suporte corretivo, de ônus único e exclusivo da CONTRATADA. Portanto, não serão relacionadas como horas de serviço técnico especializado sob demanda.

A quantidade de horas proposta pela CONTRATADA para realização de qualquer serviço sob demanda será definida após a análise de requisitos com o interessado da CONTRATADA e sua equipe técnica. A partir desta estimativa, a CONTRATADA fará a apresentação da definição do requisito ao CONTRATANTE, para validá-lo.

Todo serviço sob demanda deverá ser precedido de um planejamento prévio com o descritivo dos recursos necessários e dos profissionais envolvidos com o objetivo de garantir o padrão mínimo de qualidade.

Qualquer mudança proposta para realização de determinado serviço sob demanda deverá ser devidamente justificada tempestivamente com registro próprio em nova ordem de serviço emitida pelo fiscal do contrato.

Todas as atividades mensuradas deverão ser concluídas dentro dos prazos estabelecidos na Ordem de Serviço devendo ser relatadas, tempestivamente, irregularidades surgidas no atendimento, quando a CONTRATADA apresentará alternativas para saná-las, as quais serão avaliadas pelos fiscais de contrato, podendo ser aceitas ou não, independentemente das sanções cabíveis.

Os artefatos gerados pela CONTRATADA deverão ser construídos ou adequados de maneira a permitir sua perfeita integração aos sistemas e sítios existentes, buscando a eliminação de redundâncias, a integridade das informações e a reutilização de objetos, classes e componentes.

No prazo estipulado para entrega do serviço, a CONTRATADA deverá executar todas as atividades previstas em Ordem de Serviço, bem como apresentar a CONTRATANTE todas as ações de contingência realizadas, no caso de detecção de problemas.

Qualquer serviço que implique em aumento do quantitativo acordado deverá ser prévia e expressamente aprovado pela CONTRATANTE.

A CONTRATADA terá direito de receber pelo serviço executado e entregue em conformidade com o requisito projetado e validado, mesmo que o CONTRATANTE perca interesse na efetiva implementação do serviço no SaaS.

A CONTRATADA deverá manter para futuros contratos firmados com o CONTRATANTE, por até 2 (dois) anos, a versão final do SaaS contendo todas as implementações custeadas por horas de serviços técnicos especializados sob demanda.

A CONTRATADA deverá manter toda a documentação de especificação de requisitos, a estimativa de esforço de trabalho, os fragmentos de código-fonte, scripts e documentação de alterações em bancos de dados para cada serviço sob demanda realizado e implementado no SaaS.

Ao final do contrato, a CONTRATADA deverá entregar toda esta documentação para o CONTRATANTE, quem o homologará.

 DA VISItA TÉCNICA

A licitante poderá solicitar visita à sede do CONTRATANTE, com o objetivo de obter informações complementares a respeito do objeto, mediante prévio agendamento de horário junto à Coordenadoria de Coordenadoria de Recursos Humanos – crh@cfa.org.br – 61 3218-1805 – Adm. Isaías Alves dos Santos.

O horário para visita é de 9h00 às 12h00 e de 14h00 às 17h00, em dias úteis. O agendamento será realizado respeitando-se a ordem de chegada das solicitações.

Representante do CONTRATANTE visará declaração comprobatória da visita efetuada, que deverá ter sido previamente elaborada pela LICITANTE em conformidade com o modelo anexo (Anexo III) a este Edital.

Realizada a visita e obtida à declaração, deverá a licitante incluí-la entre os documentos requeridos na etapa de habilitação.

A LICITANTE poderá levantar informações, caso considere pertinente, sobre os softwares do contratante a serem migrados e integrados com a nova Solução.

Apesar de a visita ser facultada, não serão aceitas alegações posteriores quanto a desconhecimento de qualquer detalhe, incompreensão, dúvidas ou esquecimento que possam provocar empecilhos na realização dos serviços discriminados, ou mesmo gerar atrasos na execução das etapas dos trabalhos, arcando a empresa com quaisquer ônus decorrentes desses fatos, sendo necessária declaração das licitantes de que conhecem as condições locais para a execução do objeto.

endereço do contratante: O endereço do CONTRATANTE é Quadra 1, Bloco “L”, SAUS, Asa Sul, CEP: 70.070-932, Brasília – DF.

Toda execução de serviço realizada no endereço do CONTRATANTE deverá observar o seu horário de expediente: de segunda a sexta-feira, das 8h30 às 18h00, com horário para almoço definido de 12h00 às 13h30.

Qualquer atividade presencial de pessoal da CONTRATADA, na sede do CONTRATANTE, deverá ser acompanhada do fiscal do contrato e, se necessário, de equipe técnica.

GESTÃO DE MUDANÇAS E CANCELAMENTO DE ORDEM DE SERVIÇO (OS).

Durante a execução de um serviço, poderão ser identificadas necessidades de mudanças nos requisitos da Ordem de Serviço, as quais poderão afetar o escopo, custo e prazo.

As solicitações de mudanças feitas pela CONTRATANTE serão calculadas como alterações nas especificações iniciais de uma Ordem de Serviço já emitida. Neste caso, deverá ser apontado pela CONTRATADA o esforço proveniente do trabalho já desenvolvido e que não será aproveitado, em face à solicitação de mudança, sendo este apontamento cabível de verificação pela CONTRATANTE.

Qualquer mudança proposta para realização de determinado serviço sob demanda deverá ser devidamente justificada tempestivamente com registro próprio em nova ordem de serviço emitida pelo fiscal do contrato.

Quando do cancelamento do serviço, a CONTRATADA deverá entregar o que tiver sido efetuado, imediatamente, mesmo que inacabados.

No caso de serviço técnico especializado sob demanda, a entrega ao CONTRATANTE se restringirá às documentações que comprovam o trabalho executado pela CONTRATADA, o que, uma vez efetuada, conferirá obrigação de pagamento, pelo CONTRATANTE, pelo serviço prestado.

ENTREGA DOS PRODUTOS

Os produtos e artefatos previstos em Ordem de Serviço deverão ser disponibilizados no sistema de controle de versão da CONTRATANTE.

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO (TRP)

O Termo de Recebimento Provisório será emitido pela CONTRATANTE a cada entrega de serviço realizado pela CONTRATADA, após ser confirmada a completude da entrega, isto é, após homologado e validado pelo fiscal do contrato.

TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO (TRD)

A CONTRATANTE emitirá o Termo de Recebimento Definitivo em conjunto com o Registro de Encerramento da Ordem de Serviço, no máximo 30 (trinta) dias corridos a partir da data da formalização do aceite da mesma pela área técnica e requisitante do serviço.

DOS PRAZOS

A prestação dos serviços terá início conforme cronogramas definidos neste Instrumento e ordens de serviços emitidas.

DA AVALIAÇÃO TÉCNICA DO SISTEMA

Após o aceite da Proposta, o licitante classificado em primeiro lugar será convocado pelo Pregoeiro para, em até 5 dias úteis, submeter sua solução a avaliação técnica, na sede do CONTRATANTE.

Os demais licitantes serão formalmente comunicados do local, data e hora designados, a fim de indicarem, se assim o desejarem e até o prazo estabelecido na comunicação, até 2 (dois) representantes que participarão, como ouvintes, da Avaliação Técnica do Sistema.

Havendo restrição de espaço para a audiência, a Comissão de Licitação poderá restringir a participação para 1 (um) representante, dada a preferência para a participação de 2 (dois) de acordo com a ordem de recebimento das indicações.

A avaliação do SaaS deverá ser efetuado em protocolo seguro HTTP, via internet.

ATENÇÃO:

A proposta do LICITANTE deverá comprovar tratar-se de Software de Solução RH completa e integrada cumpridora dos requisitos obrigatórios previstos neste Termo de Referência.

Somente serão considerados atendidos os requisitos comprovados na avaliação.

Todos os requisitos da solução que tiverem a coluna “Prova de  Conceito?” preenchida nas tabelas constantes na Cláusula REQUISITOS DA SOLUÇÃO SAAS PRETENDIDA do Termo de Referência deverão ser avaliados nesta etapa de Avaliação Técnica do Sistema.

Se, durante esta avaliação, um destes requisitos não for evidenciado de forma satisfatória pelo CONTRATANTE, a PROPONENTE da solução sob avaliação terá sua proposta desclassificada, com as consequentes ações do pregoeiro em comunicar aos interessados e convocar o próximo LICITANTE, pela ordem de classificação, para seguimento à licitação.

As equipes técnica e requisitante do CONTRATANTE emitirão parecer fundamentado acerca da adequação dos requisitos aos termos requeridos neste Instrumento, atestando ou não o atendimento aos requisitos exigidos.

Durante a demonstração do Software, as verificações de atendimento aos requisitos obrigatórios terão por base a utilização de dados, atualização de conteúdo e conceitos similares aos utilizados pela CONTRATANTE.

A demonstração poderá ser feita pela proponente utilizando link de dados e energia elétrica do CONTRATANTE. Os requisitos para navegação deverão ser informados pela CONTRATADA com antecedência de 1 dia.

A demonstração deverá ser executada em ambiente tecnológico controlado, com o objetivo de testar os requisitos exigidos neste Termo de Referência. Não serão aceitas demonstrações baseadas em programas de apresentação, gráficos e capturas de telas, ou seja, a demonstração deverá ser feita em um ambiente de testes, similar àquele onde se dará a efetiva utilização do SaaS, objeto deste Termo.

A equipe avaliadora terá plena autonomia para definir a ordem de execução da avaliação.

Apenas os membros da equipe avaliadora poderão formular perguntas ou solicitar esclarecimentos ao representante da LICITANTE que estiver submetendo a avaliação sua solução. A audiência, visando manter a ordem dos andamentos dos trabalhos, não poderá se manifestar, seja para o representante da LICITANTE, seja para a equipe de avaliação.

A deliberação quanto à conformidade ou não do requisito será anunciada pela equipe de avaliação somente após a conclusão de toda a avaliação.

Após anúncio da deliberação, a audiência presente poderá formular, uma única vez, contestação expressa, clara e fundamentada quanto a cumprimento de atendimento de quaisquer requisitos que foram avaliados.

O fiscal do contrato receberá todos os questionamentos e dará, oportunamente, à LICITANTE com solução sob avaliação, também, uma única vez, o direito de reapresentar e defender o atendimento de todos os requisitos questionados, sob a coordenação do fiscal do contrato.

A reapresentação constitui ato equivalente à avaliação inicial. Desta forma, somente os membros da equipe de avaliação poderão, se manifestar.

Havendo a reapresentação e tendo sido concluída, o Pregoeiro, após ouvir a equipe de avaliação, dará a deliberação final quanto ao atendimento ou não do requisito, quando não mais serão possíveis contestações, exceto em fase recursal.

Todas as manifestações formuladas na avaliação e atos declarados pela equipe de avaliação e pelo Pregoeiro integrarão ata de sua realização, que será assinada por todos os presentes.

O LICITANTE será considerado efetivamente habilitado se o resultado da avaliação for de conformidade, cabendo ao Pregoeiro dar sequência às demais etapas do pregão.

DA HOMOLOGAÇÃO DA SOLUÇÃO

Após a avaliação técnica da solução pela proponente, caso a solução atenda a todos os requisitos, será emitido pelo CONTRATANTE, em até 3 (três) dias úteis, Termo de Conformidade da Solução.

Caso a LICITANTE convocada para a avaliação técnica não compareça ou apresente uma solução incompatível com os requisitos exigidos, será desclassificada.

PROPOSTA COMERCIAL

As licitantes, em suas propostas, deverão observar, além do estabelecido no Edital, os requisitos listados a seguir:

Declarar de forma clara e detalhada as especificações dos itens ofertados, inclusive no que se refere ao nome do fabricante do SaaS, da plataforma que lhe dá sustentação, o nome da solução, às quantidades, preços unitários e preço total;

Observar, quando da formulação da proposta, as especificações e características obrigatórias, não sendo permitida a oferta de preços alternativos ou a inclusão de condições que impeçam o julgamento objetivo;

Declarar que a plataforma de apoio ao SaaS, seja fornecida ou intermediada pela CONTRATADA, oferece as condições necessárias para a plena execução do SaaS dentro dos níveis de serviço exigidos deste edital;

Declarar que atenderá a todos os requisitos estabelecidos no Edital, nas condições, prazos e níveis de serviço informados;

Declarar que está capacitada a apresentar e cumprir, durante a Avaliação Técnica, com o atendimento aos requisitos obrigatórios selecionados no Termo de Referência. Deverá ainda declarar que está capacitada a apresentar, na Avaliação Técnica, todos os requisitos não funcionais e os de gestão estabelecidos neste Instrumento;

O LICITANTE que apresentar declaração falsa será desclassificado e sujeitar-se-á às sanções previstas no Termo de Referência.

A proposta comercial deverá considerar todos os custos relativos à realização do objeto.

Junto à proposta, a LICITANTE deverá apresentar planilha contendo todos os requisitos apresentados neste Instrumento, devendo identificar quais destes requisitos sua solução atende integral e nativamente.

A licitante deverá utilizar como referência o endereço do CONTRATANTE, para prever no valor global de sua proposta, quaisquer custos extraordinários, que se fizerem necessários para realização do objeto ao longo da vigência do contrato, a exemplo de, mas não se limitando a:

a) Diárias, hospedagem e horas extras de seus funcionários;

b) Recursos tecnológicos diversos, como link de dados dedicado, aquisição de certificados digitais, alocação de plataforma de TI, recursos de segurança e continuidade; e

c) Pessoal técnico qualificado para cada tipo de serviço previsto neste Instrumento.

A proposta de preços deve ser apresentada contendo, no mínimo, as informações do Anexo I - PROPOSTA DE PREÇO

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A CONTRATADA é integralmente responsável pela manutenção do sigilo sobre quaisquer dados, informações, artefatos contidos em quaisquer documentos e em quaisquer mídias, de que venha a ter conhecimento durante a execução dos trabalhos junto a CONTRATANTE, não podendo, sob qualquer pretexto e forma, divulgar, torná-los públicos, reproduzir ou utilizá-los; descumprindo este comando, poderá ser acionada judicialmente, especialmente no cumprimento da lei 13.709/18.

Será firmado Termo de Confidencialidade entre a CONTRATADA e os seus empregados e prestadores de serviços, estabelecendo o compromisso de não divulgar nenhum assunto tratado na prestação de serviços, objeto deste Termo de Referência.

A CONTRATADA fica obrigada a obedecer às políticas e às normas de Segurança da Informação adotadas pela CONTRATANTE.

DO ACOMPANHAMENTO E DA FISCALIZAÇÃO

A execução do objeto deste Contrato será acompanhada e fiscalizada pela CONTRATANTE, em conformidade com o artigo 67 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993 e com o artigo 6º do Decreto n.º 2.271, de 07 de julho de 1997.

Este fiscal anotará, em registro próprio, todas as ocorrências relacionadas com a execução do objeto, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, quando aplicável.

A fiscalização de que trata esta Cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, até mesmo perante terceiro, por qualquer irregularidade, inclusive resultante de imperfeições técnicas, emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica corresponsabilidade do CONTRATANTE ou de seus agentes e prepostos (artigo 70 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993).

Ao fiscal do contrato caberá:

Supervisionar a prestação de serviço realizada, garantindo que todas as providências sejam tomadas para regularização de falhas ou defeitos observados;

Levar ao conhecimento da autoridade competente qualquer irregularidade fora de sua competência; e

Exigir da CONTRATADA todas as providências necessárias à boa execução do contrato, anexando aos autos do processo, cópias dos documentos escritos que comprovem as solicitações de providências.

O serviço será fiscalizado durante toda vigência contratual pelo fiscal do contrato, que apontará à Contratada por meio de notificação desvios sujeitos a penalidades e glosas, de acordo com as Tabelas do Acordo do Nível de Serviço - ANS. As glosas serão aplicadas em forma de descontos nos valores dos respectivos serviços que sofrerem tais glosas.

Havendo o descumprimento dos limites de desvio em relação às metas estabelecidas, a CONTRATADA ficará sujeita às penalidades cabíveis, conforme previsto neste Termo de Referência.

Havendo reincidência das ocorrências dos limites de desvio em relação às metas estabelecidas nos ANS nos trimestres posteriores, haverá sanções e multas conforme disposto neste termo de referência e pela Lei 8.666/93 no que couber, podendo ocorrer solicitações de rescisão contratual, se o Contratante assim julgar cabível, prevenindo o CONTRATANTE contra multas, juros e demais punições provenientes de ocorrências provocadas pelo sistema ou por ineficiência do atendimento prestado pela CONTRATADA.

Os danos e prejuízos pagos pelo CONTRATANTE, por motivos causados pela CONTRATADA, serão repassados a esta, por meio de multa contratual.

Para fins de registro e documentação, caberá ao fiscal do contrato, notificar através de ofício, com confirmação de recebimento, todas as ocorrências identificadas.

A ausência da notificação, desconsiderará a ocorrência no cômputo.

OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

A contratada deve fornecer o objeto de acordo com as especificações e condições do Termo de Referência no prazo solicitado e atender às condições estabelecidas de prazos de garantia.

A CONTRATADA deverá manter a plataforma e o SaaS atualizados, sem custos adicionais ao CONTRATANTE, nos casos de mudanças de leis e melhorias do sistema que impactem nos processos de gestão de pessoas ou folha de pagamento, durante toda a vigência do contrato.

A CONTRATADA deverá proporcionar corpo técnico qualificado especializado para garantir os serviços de suporte técnico e manutenção.

Sempre que houver quebra dos níveis de serviço aqui especificados, o CONTRATANTE emitirá notificação à CONTRATADA, que terá prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis para apresentar as justificativas para as falhas verificadas. Caso não haja manifestação da CONTRATADA dentro desse prazo ou caso o CONTRATANTE entenda serem improcedentes as justificativas, será iniciado processo de aplicação da multa prevista, conforme o nível de serviço transgredido.

As despesas com viagens, estadias e quaisquer outros advindos do deslocamento presencial de pessoal da CONTRATADA referentes ao objeto deste contrato ficam a cargo exclusivo dela.

Cumprir fielmente o estabelecido de forma que os serviços a serem executados mantenham-se em condições de perfeito, ininterrupto e regular funcionamento, mediante os serviços de manutenção necessária, inclusive;

Disponibilizar contato de emergência (telefone, e-mail) a fim de atender, de pronto, as solicitações requeridas pelo CONTRATANTE;

Responder pelas despesas resultantes de quaisquer ações, demandas, decorrentes de danos, seja por culpa sua ou por qualquer de seus empregados e prepostos, obrigando-se, outrossim, por quaisquer responsabilidades decorrentes de ações judiciais de terceiros, que lhe venham a ser exigidas por força de lei, ligadas ao cumprimento do contrato;

Não se obrigar perante terceiros, dando o presente contrato como garantia ou compensar direitos de crédito decorrentes da execução dos serviços ora pactuados em operações bancárias ou financeiras, sem prévia autorização expressa do CONTRATANTE;

OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE

Disponibilizar todos os meios necessários para a realização dos serviços, bem como efetuar o pagamento conforme previsão contratual;

Permitir o acesso à sua sede para a CONTRATADA, quando necessário, devendo tomar todas as providências administrativas que garantam o livre desempenho de suas atividades;

Fiscalizar e acompanhar toda a execução dos serviços, por meio de pessoal especialmente designado para isso, anotando em registro próprio todas as ocorrências relacionadas ao mesmo; e

Realizar o pagamento nos prazos e na forma estipulada neste Instrumento.

 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

A CONTRATADA deverá manter, em seu quadro funcional, corpo técnico com experiência profissional compatível com as atividades previstas para a execução dos serviços.

A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da CONTRATADA e a Administração CONTRATANTE, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.

ATESTADOS DE CAPACIDADE TÉCNICA

As empresas Licitantes deverão apresentar, para fins de habilitação na fase de licitação os seguintes atestados de capacidade técnica, todos fornecidos por empresas públicas ou privadas que comprovem:

Realização de serviços de implantação, migração de dados e treinamento de sistema de RH, declarando os requisitos similares com o objeto deste Instrumento. Para migração deve-se discriminar a quantidade de pessoas que compunham o quadro para fins de folha de pagamento;

Realização de integração da solução de RH proposta com sistemas contábil e de ponto, discriminando fabricante e nome de tais sistemas e forma de integração;

Contrato de prestação dos seguintes serviços:

De disponibilidade de Data Center ou “CloudComputing” com implantação da solução web integrada objeto deste termo de referência ou de solução similar que deve ser discriminada, com os seguintes requisitos de infraestrutura: capacidade redundante que serve os equipamentos de TI, Infraestrutura do local básico garantindo disponibilidade mínima de 99,444%. Este atestado deve ser comprovado com indicação do DataCenter ou ambiente de “CloudComputing” contratado, informando que o recurso contratado possui padrão TIER II;

De que oferece ou ofereceu solução web objeto deste termo de referência ou de solução similar em ambiente que adota práticas de controles de segurança da informação e práticas de proteção de informações pessoais identificáveis. Este atestado deve ser comprovado com apresentação de certificação ISO 27017 e de certificação ISO27018 para os serviços contratados do referido ambiente. Além do atestado, deve ser anexada cópia assinada do contrato que comprova a oferta;

Para os dois serviços acima, se o ambiente - Data Center ou de “CloudComputing” - não for de propriedade da PROPONENTE, esta deve apresentar o contrato ou as três últimas notas fiscais com discriminação dos serviços contratados que comprovem a relação comercial entre a PROPONENTE e o FORNECEDOR do ambiente, para comprovação de que os serviços contratados com aquele fornecedor do ambiente tenham as certificações requeridas.

De suporte da solução web ou de solução similar ao objeto deste termo de referência; e

De prestação de serviços de administração e suporte em ambiente “CloudComputing” ou em Datacenter, a servidores web e servidores de aplicação.

Todo atestado deve conter as seguintes informações mínimas para sua aceitação:

Nome e CNPJ da LICITANTE;

Descrição do conteúdo detalhado do objeto do atestado;

Timbre, razão social, CNPJ e endereço completo da pessoa jurídica emitente;

Tempo de prestação dos serviços, com data de início e, se for o caso, data  de término;

Local e data de emissão.

A AUSÊNCIA de uma informação requerida INVALIDARÁ O ATESTADO.

DECLARAÇÕES DE CAPACIDADE FINANCEIRA

As LICITANTES deverão apresentar, para fins de habilitação na fase de licitação os seguintes documentos contábil-financeiros, assinados por contador devidamente identificado:

Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já  exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrados há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta;

O balanço patrimonial deverá estar assinado por contador ou por outro profissional equivalente, devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade;

As empresas constituídas no exercício em curso deverão apresentar cópia do balanço de abertura ou cópia do livro diário contendo o balanço de abertura, inclusive com os termos de abertura e encerramento;

A boa situação financeira do licitante será avaliada pelos Índices de Liquidez Geral (LG), Solvência Geral (SG) e Liquidez Corrente (LC), maiores que 1 (um), resultantes da aplicação das fórmulas abaixo, com os valores extraídos de seu balanço patrimonial ou apurados mediante consulta online, no caso de empresas inscritas no SICAF:

LG = (AC + RLP) / (PC + ELP), onde:

AC = Ativo Circulante,

RLP = Realizável a Longo Prazo,

PC = Passivo Circulante, e

ELP = Exigível a Longo Prazo

SG = AT / (PC + ELP), onde:

AT = Ativo Total,

PC = Passivo Circulante, e

ELP = Exigível a Longo Prazo

LC = AC / PC, onde:

AC = Ativo Circulante, e

PC = Passivo Circulante

a) As fórmulas deverão estar devidamente aplicadas em memorial de cálculos juntado ao balanço patrimonial.

b) O Licitante com o resultado igual ou menor do que 1 (um) em qualquer dos índices (Liquidez Geral, Solvência Geral ou Liquidez Corrente) deverá comprovar, na forma da Lei, o capital mínimo, correspondente a 10% (dez por cento) do valor estimado da prestação do serviço. Os Licitantes que não tiverem os citados índices definidos no SICAF, também deverão fazê-lo.

ATESTADOS DE REGULARIDADE FISCAL

As LICITANTES deverão apresentar, para fins de habilitação na fase de licitação, os seguintes documentos fiscais, com data a vencer:

Certidão negativa de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da União (CND) – junto à Receita Federal do Brasil;

Certificado de regularidade do FGTS (CRF) – junto à Caixa Econômica Federal;

Junto às Fazendas Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede da contratada; e

Certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT) – junto à Justiça do Trabalho.

DECLARAÇÕES COMPLEMENTARES PARA HABILITAÇÃO

As LICITANTES deverão ainda apresentar, para fins de habilitação na fase de licitação, as seguintes declarações destinadas ao CONTRATANTE:

Que a solução proposta atende integralmente às especificações mínimas exigidas para o objeto licitado;

Garantia de continuidade da solução ofertada, independentemente de qualquer circunstância que comprometa a operação, respeitado o nível de acordo de serviço estabelecido neste termo de referência;

Garantia de que a solução proposta e os serviços sejam compatíveis em características com o objeto da presente licitação e que atende, nativamente ou com parametrização, todos os requisitos obrigatórios exigidos neste Instrumento;

Que é proprietária ou parceira homologada junto ao fabricante do SaaS para comercializar a solução no Brasil. No caso de parceira, esta deverá apresentar documento emitido pelo fabricante, com informações que permitam rastrear sua autenticidade, que comprove tal relacionamento;

Possuir ou ser intermediário (broker) de infraestrutura e de plataforma de TI para disponibilidade do serviço em nuvem, contemplando os recursos ofertados, incluído todo o licenciamento de software e equipamento necessário para disponibilidade do serviço.

Toda declaração deve conter as seguintes informações mínimas para sua aceitação:

Nome e CNPJ da LICITANTE;

Descrição do conteúdo detalhado da declaração;

Timbre, razão social, CNPJ e endereço completo da pessoa jurídica emitente;

Nome completo, identificação (CPF, RG ou Matrícula), cargo, assinatura, telefone e e-mail institucional do responsável pela sua elaboração;

Local e data de emissão.

A data de emissão de cada declaração tem que ser posterior ou igual à data da proposta comercial.

A AUSÊNCIA de uma informação requerida INVALIDARÁ A DECLARAÇÃO.

 DO PAGAMENTO

O pagamento será efetuado conforme quadro abaixo e com apresentação da respectiva nota fiscal e a perfeita execução dos serviços que será comprovada com o ateste do gestor do contrato sendo efetuada a retenção na fonte dos tributos e contribuições previstos na legislação em vigor.

As notas fiscais deverão vir acompanhadas de comprovante de regularidade (certidão negativa) perante as Fazendas Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante e comprovante de regularidade (certidão negativa) perante a Seguridade Social (INSS), ao Fundo de Garantia por tempo de Serviço (FGTS) e a Justiça do Trabalho.

Caso a contratada goze de algum benefício fiscal, esta ficará responsável pela apresentação de documentação hábil, ou, no caso de optante pelo SIMPLES NACIONAL (Lei Complementar nº 123/2006), pela entrega de declaração, conforme modelo constante da IN nº 480/04, alterada pela IN nº 706/07, ambas da Secretaria da Receita Federal. Após apresentada a referida comprovação, a contratada ficará responsável por comunicar ao CONTRATANTE qualquer alteração posterior na situação declarada, a qualquer tempo, durante a execução do contrato.

Havendo erro no documento de cobrança, ou outra circunstância que impeça a liquidação da despesa, esta ficará pendente e o pagamento sustado até que o contratado providencie as medidas saneadoras necessárias, não ocorrendo, neste caso, qualquer ônus ao contratante.

Se, por qualquer motivo alheio à vontade do contratante, for paralisada a prestação do serviço, o período correspondente não gerará obrigação de pagamento.

Caso a contratante não cumpra o prazo estipulado na alínea “a” deste item, pagará à contratada atualização financeira de acordo com a variação do INPC/IBGE, proporcionalmente aos dias de atraso.

Não serão efetuados quaisquer pagamentos enquanto perdurar pendência de liquidação de obrigações, em virtude de penalidades impostas à contratada, ou inadimplência contratual.

CRONOGRAMA PARA PAGAMENTOS

(*) Pagamento mensal.

(**) Pagamento, sob demanda de, no máximo, o valor equivalente às horas de serviço declaradas em ordem cujo serviço tenha termo de aceite do fiscal do contrato.

DO REAJUSTE DO PREÇO

A cada 12 (doze) meses da assinatura do contrato, os serviços continuados (Disponibilidade da Solução e Suporte Técnico e Hora de serviço técnico para evolução e customização) poderão ser reajustados, por solicitação da CONTRATADA, de acordo com o INPC/IBGE (índice Nacional de Preços ao Consumidor), divulgado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. O reajuste pode ser feito por outro índice oficial que venha a substituir o INPC/IBGE; na ausência de substituto, pela média simples dos principais índices econômicos que apuram a inflação anual acumulada.

Incumbirá à CONTRATADA, com um mês de antecedência, a iniciativa e o encargo de cálculo de cada reajuste, a ser aprovado pelo CONTRATANTE, juntando-se os respectivos documentos comprobatórios.

Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o interregno de 12 (doze) meses será contado a partir da data dos efeitos financeiros do último reajuste ocorrido.

Para obtenção do Índice Acumulado em 12 (doze) meses, serão considerados os meses fechados, incluindo-se o índice apurado no mês anterior à data de assinatura do contrato.

O reajuste terá seus efeitos financeiros iniciados a partir da data de aquisição do direito da CONTRATADA.

Os reajustes anuais a que a CONTRATADA fizer jus e não for solicitado em até 30 (trinta) dias da vigência FINAL do contrato, será objeto de preclusão, mantendo-se o valor contratado para os próximos 12 (doze) meses.

A solicitação referida no item 45.6 é de responsabilidade da CONTRATADA.

Os reajustes serão formalizados por meio de apostilamento.

DAS MULTAS E PENALIDADES

A CONTRATADA sujeitar-se-á, em caso de inadimplemento de suas obrigações, às seguintes penalidades, que poderão ser aplicadas de forma distinta ou cumulativa, inclusive as glosas por descumprimento dos acordos de nível de serviços, sem prejuízo de sua responsabilidade civil e criminal:

Advertência;

Multa;

Suspensão temporária de participar de licitações e impedimento de contratar com a administração;

Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida sua reabilitação, perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a licitante vencedora ressarcir a LICITANTE dos prejuízos resultantes.

Se o atraso ocorrer por comprovado impedimento ou por motivo de reconhecida força maior, devidamente justificado e aceito pela CONTRATANTE, a contratada ficará isenta das penalidades mencionadas acima.

As penalidades serão obrigatoriamente registradas no Sistema Unificado de Fornecedores - SICAF, e no caso de suspensão do direito de licitar, a licitante vencedora será descredenciada perante aquele Sistema por igual período, sem prejuízo das multas previstas neste Edital e das demais cominações legais.

As sanções previstas nos subitens "46.1.1", "46.1.3" e "46.1.4" do item "46.1", poderão ser aplicadas juntamente com o item "46.1.2" facultada a defesa prévia da licitante vencedora, no respectivo processo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, conforme § 2º do art. 87, da lei 8.666/93, sem prejuízo das demais cominações legais.

Na hipótese de descumprimento de qualquer das condições avençadas, implicará multa correspondente a 1% (um por cento) por dia de atraso, até o limite de 20% (vinte por cento) sobre o valor total, subtraído o que foi executado.

Não havendo mais interesse do CONTRATANTE na execução parcial ou total do contrato, em razão do descumprimento pela CONTRATADA de quaisquer das condições estabelecidas para a prestação dos serviços objeto deste contrato, implicará multa no valor de 20% (vinte por cento) sobre o valor total do contrato.

As multas a que se referem os itens acima serão descontadas dos pagamentos devidos pelo CONTRATANTE ou cobradas diretamente da CONTRATADA, amigável ou judicialmente, e poderão ser aplicadas cumulativamente com as demais sanções previstas nesta cláusula.

Sempre que não houver prejuízo para o CONTRATANTE, as penalidades impostas poderão ser relevadas ou transformadas em outras de menor sanção, a seu critério.

A aplicação das penalidades será precedida da concessão da oportunidade de ampla defesa por parte da CONTRATADA, na forma da lei.

DA RESCISÃO DO CONTRATO

A inexecução total ou parcial do contrato ensejará a sua rescisão, com as consequências contratuais e as previstas em lei ou regulamento, conforme art. 77 da Lei 8.666/93.

O contrato poderá ser rescindido, independentemente de interpelação judicial ou extrajudicial, sem que caiba à CONTRATADA direito à indenização de qualquer espécie, nos casos previstos no artigo 78, incisos I a XVII, da Lei 8.666/93, observadas as disposições do parágrafo 2º do artigo 79 da mesma lei.

Observado no que couber, o item 53 deste termo de referência.

DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

As despesas decorrentes da contratação objeto desta Licitação correrão à conta dos recursos orçamentários – 6.2.2.1.1.01.04.04.062.

As despesas que ultrapassarem o presente exercício deverão correr à conta de orçamentos específicos, cujos créditos serão indicados oportunamente.

Sempre que necessário, será feito o empenho complementar para atendimento do efetivo serviço prestado no mês de referência.

DA GARANTIA DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Todos os serviços previstos de ativação, implantação, parametrização, customização, integração e testes terão garantia de 6 (seis), meses a partir da data de assinatura dos termos de aceite dos respectivos serviços, com exceção do Serviço de Treinamento.

Durante o período acima mencionado, qualquer vício não diagnosticado até a homologação dos serviços de implantação deverá ser reparado sem ônus para o CONTRATANTE. Essa garantia deverá incluir toda a solução contratada.

DA FORMA DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO

Toda execução dos serviços deverá ser administrada pelo FISCAL do contrato, do lado do CONTRATANTE, e pelo PREPOSTO, do lado da CONTRATADA.

O PREPOSTO deverá ser designado formalmente ao CONTRATANTE, assim que o contrato for firmado.

Caberá ao FISCAL fornecer informações de controle e acompanhamento da execução dos serviços contratados, bem como responsabilizar-se pelo fiel cumprimento das Ordens de Serviço (OS).

O FISCAL deverá coordenar as atividades necessárias ao atendimento das demandas, conforme o nível mínimo de serviço exigido, primando pela qualidade dos serviços prestados.

Todas as OS emitidas pelo CONTRATANTE serão única e exclusivamente dirigidas ao PREPOSTO, que deverá acusar recebimento da OS, indicando a data e horário de seu recebimento.

As interações dos profissionais da CONTRATADA com os usuários e profissionais do CONTRATANTE, para fins de execução dos serviços, deverão sempre ter o conhecimento do FISCAL e do PREPOSTO, cabendo exclusivamente à CONTRATADA a responsabilidade e custo pelo deslocamento dos profissionais envolvidos, quando tais interações ocorrem presencialmente na sede do CONTRATANTE.

A comunicação entre CONTRATADA e a CONTRATANTE deverá ser sempre por escrito (carta, ofício, e-mail), ressalvados os casos de urgência, cujos entendimentos verbais e informais deverão ser ratificados por escrito, para fins de formalização do assunto.

DA VIGÊNCIA CONTRATUAL

A vigência do contrato será de 48 (quarenta e oito) meses, a partir da data de sua assinatura, aplicando-se no que couber o item 47.

DO CUSTO ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO

O custo estimado da contratação, o valor máximo unitário estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço pode ser definido da seguinte forma:

Por meio de fundamentada pesquisa dos preços praticados no mercado em contratações similares;

Por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso.

Neste caso os custos foram levantados em pesquisa de preço no mercado e o valor apurado na pesquisa está apresentado na tabela abaixo.

PLANO DE SUSTENTAÇÃO

Conforme IN 04/2010 da SLTI/MPOG, o Plano de Sustentação tem o seguinte escopo mínimo:

Definição dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio — neste tocante a contratada deve transferir conhecimento necessário e suficiente a contratante que garanta a continuidade operacional do sistema de gestão de recursos humanos e folha de pagamento no âmbito da contratante.

O conhecimento deve abranger os insumos básicos para operação, as estratégias de monitoração, periodicidade e estratégias para execução de cópias de segurança, avaliação da necessidade de atualização da infraestrutura hospedeira, estratégia de reciclagem de conhecimentos para os elementos humanos.

Os recursos materiais e humanos relativos a presente contratação de solução em nuvem de gestão de recursos humanos e folha de pagamento estão definidos no item “Objeto” presente neste Termo de Referência.

Continuidade do fornecimento da solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual:

A futura transição contratual decorrente de nova licitação para o mesmo objeto e a eventual interrupção do contrato por quaisquer motivos são riscos inerentes a presente contratação, para os quais concorrem ações planejadas para favorecer a continuidade dos serviços e prover maior segurança institucional.

O PERÍODO DE TRANSIÇÃO A SER CONSIDERADO NESTE TERMO DE REFERÊNCIA É DE SEIS MESES APÓS A FINALIZAÇÃO DO CONTRATO POR QUALQUER MOTIVO.​

Em caso de falência ou concordata da empresa contratada, a mesma deve garantir a entrega dos programas-fontes em uso, scripts de instalação e de montagem dos programas, documentação de requisitos de ambiente para sua implantação e operação contendo todas as evoluções e customizações implantadas, os quais serão mantidos sob a responsabilidade do CONTRATANTE em caráter restrito. Tais programas-fontes poderão ser utilizados.

A empresa contratada deverá assegurar ao contratante, mediante cláusula contratual, transferência de todas as obrigações contratuais ao sucessor em caso de venda da empresa contratada ou incorporação por novos controladores.

A empresa contratada repassará ao contratante todo o conhecimento técnico e capacitação necessários para a manutenção, suporte técnico, alteração da solução por parametrização ou customização, suficiente para manter a solução em funcionamento em caso de interrupção por transição contratual ou outro motivo. Estão implícitos em conhecimento técnico os manuais de operação, de usuário, de linguagens de programação quando específicas do fornecedor da solução, manuais técnicos de suporte da solução, configuração e manutenção da plataforma da solução, todo o material produzido para transferência de conhecimento com base no projeto de gestão de recursos humanos e folha de pagamento.

A contratada devolverá os recursos disponibilizados, terá os perfis que lhe foram atribuídos revogados, bem como as caixas postais de correio eletrônico.

Atividades de transição contratual e encerramento do contrato:

Deve a contratada entregar as versões finais dos produtos e da documentação em mídias com garantia de acesso e durabilidade; Atividades de transição contratual encerram-se com a transferência final de conhecimentos sobre a solução de gestão de recursos humanos e folha de pagamento;

A devolução de recursos – a contratada deverá devolver todos os insumos que foram disponibilizados pelo contratante para execução de suas atividades;

Revogação de perfis de acesso todos os acessos do pessoal da contratada serão revogados, bem como a eliminação de caixas postais.

Estratégia de independência do órgão ou entidade contratante com relação à contratada, que contemplará, pelo menos:

Forma de transferência de conhecimento tecnológico a transferência de conhecimento da contratada para o contratante ocorrerá por meio de treinamento conforme previsto no item “Objeto” deste Termo de Referência.

Toda atividade que substancia o processo global do software de gestão de recursos humanos e folha de pagamento deve oferecer manuais detalhados com instruções de uso e descrição detalhada de suas entradas, procedimentos embutidos, saídas e destino da entrega. Na preparação dos manuais, deve-se observar o uso de recursos didáticos como gráficos, diagramas, tabelas e outros recursos que facilitem o entendimento da atividade e dos recursos correlatos.

Em caso de falência ou concordata da proponente, a mesma deve garantir a entrega dos programas-fontes vigentes, os diversos documentos e produtos gerados ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados, as bases de dados e os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da solução do sistema de gestão de recursos humanos e folha de pagamento pertencerão ao CONTRATANTE, para seu uso único e exclusivo.

CRITÉRIOS AMBIENTAIS ADOTADOS

Não se aplica ao objeto.

DA PUBLICAÇÃO

A eficácia do contrato fica condicionada à publicação resumida do instrumento pela Administração, na Imprensa Oficial, a ser providenciado pelo CONTRATANTE, nos termos do Decreto nº 10.024, de 23 de setembro de 2019, que regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns.

SEGURO GARANTIA

Será exigida, para a assinatura do contrato, prestação de garantia em favor do CFA, correspondente a 5 % (cinco por cento) do valor da proposta da CONTRATADA, em uma das modalidades previstas no art. 56 da Lei nº 8.666/93, à escolha da CONTRATADA.

A garantia, quando em dinheiro, deverá ser efetuada em caderneta de poupança em favor do CONTRATANTE, em que conta a ser informada.

Caso faça opção pela caução em títulos da dívida pública, a licitante deverá transferir a posse dos títulos para a Administração até o adimplemento da obrigação contratual ou satisfação de eventual sanção.

A garantia prestada deverá formalmente cobrir pagamentos não efetuados pela contratada referentes a:

Prejuízos ou danos causados ao CONTRATANTE;

Prejuízos ou danos causados a terceiros pela CONTRATADA que tenha conexão com a execução do contrato;

Toda e qualquer multa contratual;

Débitos da CONTRATADA para com os encargos fiscais, previdenciários e trabalhistas relacionados com a execução do contrato, tais como: INSS, FGTS, impostos, salários, vales-transporte, vales-refeição e verbas rescisórias, dentre outros;

Quaisquer obrigações não cumpridas pela CONTRATADA em relação ao contrato previstas no ordenamento jurídico do País.

DOS ANEXOS

Para subsidiar as informações acima mencionadas são partes integrantes deste Termo de Referência os Anexos a seguir relacionados:

ANEXO I - PROPOSTA DE PREÇOS

Proposta apresentada ao

Pregão Eletrônico N°:

Sessão Pública:

Horário:

1. Dos Dados Cadastrais:

1.1. Razão Social da Empresa:

1.2. CNPJ Nº:

1.3. Inscrição Estadual:

1.4. Inscrição Municipal:

1.5. Endereço Completo:

1.6. Telefone:

1.7. E-mail:

1.8. Validade da Proposta:

1.9. Banco: Agência: Conta Corrente:

1.10. Representante da Empresa:

1.11. Cargo: RG: CPF:

PLANILHA DE PREÇOS

Da Planilha de preço

DA DECLARAÇÃO DE CONHECIMENTO DAS CONDIÇÕES DA CONTRATAÇÃO

Declaramos que tomamos conhecimento de todas as informações e condições para o cumprimento das obrigações objeto desta licitação e que atendemos todas as condições do Edital.

De que o preço proposto é fixo e irreajustável, pelo período de 12 meses, e nele estão incluídas todas as despesas: diretas e indiretas, transporte, mão-de-obra, impostos, encargos sociais, trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, fretes, taxas e outras despesas incidentes ou necessárias à perfeita execução dos serviços, na forma prevista no Edital.

De que o sistema ofertado para o certame é o _____________, do fornecedor ________________,inicialmente disponível na versão _____, contendo: (relacionar como a solução ofertada se estrutura)

………………………

……………………..

………………………

……………………..

Afirmamos que a documentação técnica do sistema encontra-se anexada a esta declaração, a qual detalha a estruturação da solução ofertada.

Para representante:

De que somos representantes do sistema e detemos autorização para distribuí-lo, licenciá-lo, bem como a prestar serviços correlatos de instalação, implantação, customização, treinamento, manutenção e suporte técnico; declaramos ainda que detemos autorização expressa do fabricante, (nome do fabricante), para ceder os códigos-fonte do SaaS em uso pelo CONTRATANTE e todas as informações necessárias que lhe permitam instalá-lo em outro ambiente, na hipótese de falência ou concordata, sendo preservada a propriedade intelectual da solução ao seu fabricante, (nome do fabricante).

Para fabricante:

De que somos fabricantes do sistema e detemos autorização para distribuí-lo, licenciá-lo, bem como a prestar serviços correlatos de instalação, implantação, customização, treinamento, manutenção e suporte técnico; declaramos ainda que detemos autorização, para ceder os códigos-fonte do SaaS em uso pelo CONTRATANTE e todas as informações necessárias que lhe permitam instalá-lo em outro ambiente, na hipótese de falência ou concordata, sendo-nos preservada a propriedade intelectual da solução.

Brasília, ________ de ___________________ de 20_____.

ANEXO iI - TERMO DE CONFIDENCIALIDADE

termo de confidencialidade

Declaramos, sob as penalidades legais cabíveis, que nos comprometemos a não divulgar quaisquer informações ou dados, configurações, processos e metodologias em uso, política e estrutura de segurança e outras informações internas do CONTRATANTE a que tenhamos acesso, em razão da celebração do contrato objeto deste Instrumento.

Brasília, ________ de ___________________ de 20_____.

____________________________________________________

Assinatura e carimbo do representante legal da CONTRATADA

ANEXO IiI – VISITA TÉCNICA

ATESTADO DE VISITA TÉCNICA

Atesto, para fins de comprovação junto à Comissão de Licitações Permanente do CFA, que o Sr(a). ....................................., portador da Carteira de Identidade nº .........................., expedida pelo .............................., representando nossa Empresa, compareceu ao local onde serão executados os serviços e de seu respectivo cronograma de execução.

Brasília/DF, ........ de ................. de ..........

.........................................

____________________________________________________

Assinatura e carimbo do representante legal da CONTRATADA

 DO FORO

A interpretação e aplicação dos termos dessa aquisição serão regidas pelas leis brasileiras e o juízo federal do Distrito Federal, terá jurisdição e competência sobre qualquer controvérsia resultante deste certame, constituindo assim o foro de eleição, prevalecendo sobre qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Adm. Isaias Alves dos Santos, Dr.

Coordenador de RH do CFA

CRA-DF 21.582

Documento assinado eletronicamente por Adm. Isaias Alves dos Santos, Coordenador da Coordenadoria de Recursos Humanos, em 26/11/2019, às 15:05, conforme horário oficial de Brasília.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cfa.org.br/conferir, informando o código verificador 0393067 e o código CRC 4C79927D.