CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO

Estudo Técnico Preliminar da Contratação nº 5/2019/CFA

PROCESSO Nº 476900.007275/2019-99

ÁREA REQUISITANTE: COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOS

OBJETO TRATA-SE:

(     ) Serviço não continuado

( X ) Serviço continuado SEM dedicação exclusiva de mão-de-obra

(     ) Serviço continuado COM dedicação exclusiva de mão de obra

ANÁLISE E IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DOS SERVIÇO

A contratação de Software de Gestão de Pessoas, e Controle de Ponto, tem como premissa o atendimento às normas legais que impõe a elaboração mensal da folha de pagamento com o objetivo de retenção dos tributos, bem assim, o controle de ponto.

OBJETO E EXAME DOS NORMATIVOS QUE DISCIPLINAM OS SERVIÇOS

Contratação de Solução Integrada e Parametrizável em nuvem de Tecnologia da Informação (TI) para suporte às atividades inerentes à GESTÃO DE PESSOAS no âmbito do Conselho Federal de Administração (CFA), em regime de empreitada por preço unitário.

Solução de sistema objetivando a gestão unificada e Integrada de Administração de Recursos Humanos e de Folha de Pagamento, na modalidade SaaS – Software como Serviço, do inglês Software as a Service      (SaaS),100%web.

LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS À CONTRATAÇÃO

Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;

lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, que institui modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;

Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000, que aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;

Decreto nº 10.024, de 23 de setembro de 2019, que regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns;

Código de Proteção do Consumidor, instituído pela Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990;

Lei Complementar nº 123 de 14/12/2006;

Lei n° 9.656, de 3 de junho de 1998 com alterações pela Medida Provisória no 2.177-44, de 24 de agosto de 2001;

Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943;

Decreto 3.048, de 6 de maio de 1999;

Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014;

Lei 11.788, de 25 de setembro de 2008;

ANÁLISE DA CONTRATAÇÃO ANTERIOR

Não há evidências de não conformidades na contratação anterior, motivo pelo qual, a antiga prestadora de serviços, se desejar, poderá participar deste próximo certame.

DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO E JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO

A modalidade Software como Serviço não implica na aquisição de licença ou instalação de softwares e aquisição de servidores internos. Também não há necessidade de novas contratações para a manutenção e atualização de sistema. O software e dados são hospedados na nuvem (cloud computing). As atualizações e alterações de sistema são de responsabilidade do fornecedor e ocorre diretamente via web sem necessidade de instalações ou manutenções no ambiente de tecnologia da informação do CFA.

O objeto implica na contratação de software já existente no mercado, cabendo à Contratada as parametrizações e customizações necessárias, considerando as especificidades do Conselho.

       A solução ofertada deverá ser um sistema pronto 100% web, com vasta experiencia no mercado, especializado para a área de recursos humanos e departamento pessoal e deve contemplar os módulos para funcionamento dos macroprocessos: folha de pagamento, encargos sociais, benefícios sociais, ponto eletrônico, ponto mobile, administração de banco de horas, medicina do trabalho, segurança do trabalho, atendimento aos requisitos e comunicação com o e-Social, administração de benefícios, estrutura de cargos e salários, plano de cargos e remuneração, avaliação de desempenho, educação corporativa, movimentação de pessoal (promoção, transferência, méritos e funções comissionadas), treinamento (cadastro de fornecedores, cursos e histórico de treinamentos realizados pelos empregados), plano de desenvolvimento individual ou em grupo, solicitação dos principais processos de recursos humanos, a saber: solicitações de férias, controle de ponto, portal do gestor para visualização de dados de sua equipe de forma gerencial, solicitações e aprovações conforme workflow e portal do colaborador.

A empresa contratada é especializada para o fornecimento do serviço em nuvem de sistema informatizado para execução de diversas rotinas integralizadas de Gestão de Pessoas referentes ao Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH), contemplando os serviços de implantação/configuração, migração de dados do sistema atual para o novo sistema, parametrização, adequação, implantação, treinamento, suporte técnico, manutenção evolutiva e corretiva, visando atender as demandas do CFA conforme as características, condições, obrigações e requisitos técnicos contidos no Termo de Referência e demais anexos deste edital.

Quantidade atual de funcionários efetivos e comissionados, estagiários, conselheiros e autônomos no CFA é 120 (cento e vinte) pessoas.

DA JUSTIFICATIVA DO TIPO DE SOLUÇÃO

Esta aquisição deve manter os padrões da contratação anterior, uma vez que está prevista a continuidade do serviço nos mesmos padrões de qualidade ora existentes.

A definição chave para o sucesso de um projeto é o conjunto de habilidades e técnicas que possibilitam a administração: compreender, formalizar e comunicar os principais componentes do processo que necessitam ser melhorados ou simplesmente extintos segundo as novas exigências do governo que impactam diretamente na operação do departamento Pessoal e Recursos humanos, como exemplo o E-social. Sendo assim, os padrões adotados são altamente gerenciados e entregues com uma comunicação direta e validações em conjunto.

Considerando-se a necessidade de atender ao cenário atual e futuro do Conselho Federal de Administração (CFA) quanto às normas estabelecidas pela administração pública, com a implantação de uma solução sistêmica padronizada que permita a integração da área administrativa com a área contábil e demais áreas correlacionadas e que permita a realização de procedimentos e processos relacionados às atividades de gestão de pessoas celetista normatizado pelo decreto lei n° 5.452 de 1° de maio de 1943.

Contratação do serviço de software em nuvem para gestão de pessoas e/ou para processamento de folha de pagamento que possa ser integrada à contabilidade e às demais áreas é fundamental para garantir que o Conselho Federal de Administração possa atender às determinações da administração pública de forma produtiva, unificada e integrada.

A contratação trata-se de uma ferramenta de trabalho obrigatória para a realização dos processos de gestão de pessoas, de modo a assegurar condições mínimas para o pagamento de salários e variáveis, recolhimento dos encargos sociais, operações das movimentações de rotina de pessoal, como afastamentos, atestados médicos, controle de ponto e férias. Seu uso também é necessário para a elaboração das obrigações anuais como cálculo do 13º salário, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Informe de Rendimentos e Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e E-Social.

Embora suficiente a motivação acima, há novo agravante no que compete às obrigações trabalhistas, que é a obrigatoriedade da implantação do e-Social por parte dos empregadores;

O Decreto nº 8373/2015 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS;

A implantação do eSocial viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias

O sistema de administração de pessoal deverá, além de realizar as operações de praxe com exatidão e conformidade com a legislação, deverá estabelecer comunicação com o Portal eSocial, enviando e recebendo dados diariamente, seguindo orientações, parâmetros e diretrizes do Sistema eSocial;

Outra vertente do sistema de gestão de pessoas é o módulo responsável pela gestão dos microssistemas de treinamento, capacitações, avaliação de desempenho, evolução de carreira, plano de cargos e remuneração, plano de desenvolvimento individual e equipe, educação corporativa. Essa vertente do sistema é também de igual importância, pois viabiliza a realização dos processos de trabalho, facilitando a interação entre RH, funcionário e gestores, armazenamento dos dados e interação com os módulos trabalhistas;

Entendemos que o objeto a ser contratado é indivisível e um possível fracionamento em lotes prejudicaria a execução dos serviços, ocasionaria riscos gerados por incompatibilidade tecnológica, como perda ou incorreção de dados, podendo gerar descumprimento de obrigações legais e pagamento de multas por atrasos e informações incorretas. A empresa fornecedora também detém todo o conhecimento, viabilidade técnica e a expertise necessária para a boa execução dos serviços correlatos ao fornecimento, inclusive disponibilizando profissionais devidamente capacitados para a aplicação de treinamento aos usuários do Conselho.

A contratação do Software na modalidade Software como Serviço (SaaS), após estudo técnico realizado pela equipe de planejamento da contratação, representa a forma mais vantajosa para o Conselho não implicando em investimentos em servidores, backups, segurança, mão de obra especializada, licenças e manutenções. Toda a aplicação funciona em tecnologia cloud computing, nas nuvens, onde o fornecedor é o responsável pela disponibilização de data centers, segurança da informação, backups, suporte técnico, atualização e correções de sistemas e disponibilização de acesso a todos os usuários, mediante previsão contratual.

Justifica-se contratação do serviço pela necessidade de padronização e cooptação dos processos e ferramentas do sistema.

Por fim, este termo de referência expressa a preocupação do Conselho Federal de Administração (CFA) em agir com transparência na condução do referido processo e em oferecer aos interessados todas as informações necessárias para que possam compreender suas dimensões institucional e administrativa.

ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES, PREÇOS OU PREÇOS REFERENCIAIS

MODALIDADE LICITAÇÃO APLICÁVEL

Por se tratar de serviço comum, a modalidade de licitação a ser executada deverá ser o "Pregão", do Tipo, Menor Preço Global, modo de disputa "Aberto/Fechado".

DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE OU NÃO DA CONTRATAÇÃO

Considerando os elementos obtidos nestes estudos preliminares, avalia-se como VIÁVEL a presente contratação.

Brasília-DF, 11 de novembro de 2019.

Adm. Isaias Alves dos Santos, Dr.

Coordenador de RH do CFA

CRA-DF 21.582

Estudo Preliminar de Contratação APROVADO,

Adm. Francisco Rogério Cristino

Diretor da CAF

CRA-CE 1904

Documento assinado eletronicamente por Adm. Isaias Alves dos Santos, Coordenador da Coordenadoria de Recursos Humanos, em 11/11/2019, às 18:14, conforme horário oficial de Brasília.

Documento assinado eletronicamente por Adm. Francisco Rogério Cristino, Diretor, em 12/11/2019, às 12:45, conforme horário oficial de Brasília.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cfa.org.br/conferir, informando o código verificador 0355513 e o código CRC AD358A8B.